Adatkezelés a DokuTéka alkalmazásban

Verzió: 1.1 · Hatályos: 2026. 10. 30.

Ez a tájékoztató a DokuTéka alkalmazásra vonatkozik (app.dokuteka.hu, demo.dokuteka.hu). A bemutatkozó oldal (dokuteka.hu) adatkezeléséről külön tájékoztató szól — ott a szerepek fordítva állnak.

1. Ki az adatkezelő, és ki az adatfeldolgozó

Az alkalmazásban a könyvelőiroda az adatkezelő. Ő dönti el, milyen ügyféladatot tölt fel, milyen célból és meddig. A Financia Kft. (DokuTéka) adatfeldolgozóként jár el: az iroda nevében és utasítása szerint tárol és továbbít, saját céljára az adatokat nem használja, és más irodák adataival nem vonja össze. Egyetlen kivétel van: a termékinformációs levél, amelynek a küldője és adatkezelője mi vagyunk — lásd a 8. pontot.

Ebből következik, hogy az érintetti kérelmet a könyvelőirodához kell címezni. Ha a kérelem hozzánk érkezik, nem mi válaszolunk rá: haladéktalanul továbbítjuk az irodának.

2. Milyen adatot kezelünk az iroda nevében

A dokumentumok különleges adatot is tartalmazhatnak (például bérszámfejtési anyagban egészségügyi adat). Ennek körét kizárólag az iroda határozza meg; a szolgáltató a dokumentumok tartalmát nem elemzi és nem indexeli.

3. Hol tároljuk, és milyen védelem alatt

• Az Európai Unióban (Frankfurt, Németország). Az alvállalkozók mindenkori listája: https://dokuteka.hu/alvallalkozok.html
• Irodánként külön adatbázis-séma — ugyanaz a védelem választja el két irodát, mint a demót az élestől.
• A dokumentumok tartalma irodánkénti kulccsal titkosítva kerül a tárolóba. A tárolóhoz való hozzáférés önmagában nem ad hozzáférést a tartalomhoz.
• A szolgáltató üzemeltetői nem látnak dokumentumcímet, megjegyzés-szöveget és fájltartalmat — csak darabszámokat, személyeket és naplót.
• Minden feltöltés kártevő-ellenőrzésen megy át; ellenőrizetlenül semmi nem válik letölthetővé.

4. Érintetti jogok — és hogyan gyakorolhatók

A kérelmet a könyvelőirodához kell benyújtani. Az iroda a felületről, gombnyomásra tudja teljesíteni; a válaszadás határideje a kérelemtől számított egy hónap (GDPR 12. cikk (3)).

5. A törlés nálunk anonimizálást jelent — és miért

A megjegyzés-fonal és az esemény-napló bizonyító erejű: azt rögzíti, ki mit mikor látott, és ez vita esetén az iroda és az ügyfél védelme egyaránt. Egy sor kitörlése onnan nem törlés, hanem a napló meghamisítása — épp az a nyom tűnne el, amire hivatkozni lehetne.

Ezért a törlési kérelem teljesítésekor:

• a személy neve és e-mail címe helyére „Törölt felhasználó" kerül — a felhasználói soron, a megjegyzésekben és az esemény-naplóban is;
• a belépés azonnal lehetetlenné válik: a jelszó érvénytelen, a munkamenetek megszűnnek;
• az eredeti e-mail cím felszabadul, a helyére kézbesíthetetlen helyettesítő kerül;
• a bejegyzések maguk megmaradnak, de többé nem köthetők természetes személyhez.

*A művelet nem vonható vissza.*

Amire a törlési jog nem terjed ki

A feltöltött könyvelési bizonylatok jogszabályi megőrzés alatt állnak: a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. §-a szerint a bizonylatot 8 évig meg kell őrizni. Amíg az iroda megőrzési kötelezettsége fennáll, a bizonylat törlésére irányuló kérelem nem teljesíthető — ez jogszabályi kötelezettség, nem a szolgáltató döntése.

Nem törlődik továbbá az üzemeltetői napló bejegyzése arról, hogy ki és mikor végzett műveletet: ez az elszámoltathatóság feltétele.

6. Adatkiadás a szerződés végén, és a végleges törlés

Az iroda a teljes anyagát bármikor exportálhatja — a szerződés felmondása után, csak olvasható módban is. A szerződés megszűnése után a szolgáltató az adatot 3 hónapig őrzi meg, majd véglegesen törli: az adatbázis-séma, a dokumentumok és az iroda titkosító kulcsa is megszűnik. A kulcs törlésével a bárhol megmaradt tartalom visszafejthetetlen.

A mentésekből az adat nem azonnal tűnik el, hanem a mentési ciklus lejártával kopik ki. A kulcs törlése után azonban ott sem értelmezhető. Ezt azért mondjuk ki, mert a „töröltük" ígérete különben többet állítana, mint ami igaz.

7. Sütik és helyi tárolás az alkalmazásban

Az alkalmazás nem használ marketing- vagy nyomkövető sütit. A működéshez szükséges adatokat (bejelentkezési token, felületi beállítások) a böngésző helyi tárolójában tartja; ezek nélkül a bejelentkezés nem tartható fenn. Részletek: süti-tájékoztató.

8. Termékinformációs levelek — itt mi vagyunk az adatkezelő

Egy esetben nem az iroda nevében járunk el: amikor az új verzió újdonságairól tájékoztató levelet küldünk (például „Új a DokuTékában: tömeges feltöltés”). Ezt a saját szolgáltatásunk fejlesztéséről, saját célra küldjük, ezért ennél a levélnél a Financia Kft. az adatkezelő.

Leiratkozás. Minden ilyen levélben van egy egykattintásos leiratkozó link, a levelezőprogramok saját „leiratkozás” gombja is működik, és a Profil › Értesítések oldalon bármikor ki- és bekapcsolható. Leiratkozás után ilyen levelet nem küldünk. Ez a tiltakozás joga (GDPR 21. cikk): nem kell megindokolni, és nem hat a szolgáltatás használatára.

A demó felhasználói ilyen levelet nem kapnak.

9. A demo környezet

A demo.dokuteka.hu nem éles környezet: nyilvános belépési adatokkal működik, az adatai minden éjjel 04:00-kor visszaállnak, és a belőle küldött levelek nyilvánosan olvasható postaládába érkeznek. Valós személyes adatot a demóba feltölteni tilos.

10. Panasz és jogorvoslat

Panasszal elsősorban a saját könyvelőirodájához fordulhat, mert ő az adatkezelő. Ezen felül a felügyeleti hatósághoz is fordulhat:

Bírósági jogorvoslatnak is helye van.

11. A tájékoztató módosítása

A tájékoztatót módosíthatjuk, ha az adatkezelés megváltozik. A hatályos verziószám és dátum mindig az oldal tetején olvasható; a lényeges módosításról az irodákat e-mailben is értesítjük.